Organiser tout événement nécessite une planification stratégique globale dans laquelle nous devons prendre en compte un certain nombre de clés qui nous aident à atteindre l’objectif recherché, à transmettre les valeurs de la marque et à créer des expériences qui perdureront dans l’esprit des participants.
Le grand avantage d’organiser un événement réussi est de renforcer l’image et la réputation de la marque.
Les clés du succès de l’organisation d’événements
1. Soyez clair sur le but principal pour lequel l’événement est organisé. Nous devons demander, ce que je veux atteindre avec cette activité ?, Ce que je cherche et j’ai besoin de l’obtenir ?, n’est pas la même fidélité clients VIP, présenter un produit en général ou à une conférence de 1 000 personnes lorsque ce que vous voulez est de créer une image proche. Pour définir la note cible que les invités doivent avoir une bonne raison / crochet pour aller.
2. Familiarité avec les valeurs de l’entreprise. Un événement est une excellente occasion de véhiculer l’image de marque de l’entreprise et les valeurs dans chacun des détails : design, couleurs, décors, activités… Nous devons penser à tout moment, ce que nous voulons transmettre ?
3. Se mettre à la place du client. Essayez de penser aux attentes qu’ont les clients afin de les satisfaire. Qu’est-ce que vous aimeriez trouver ? Quels sont les services à fournir ? Concentrez-vous davantage sur votre satisfaction que sur le nombre de clients. Votre satisfaction sera le plus réussi parce que si vous obtenez correctement transmettre le message sera alors ceux qui prennent soin de le viraliser.
4. Elaborez un plan détaillé. Un bon plan ou scénario programmé est essentiel pour que l’événement se déroule avec succès. Au sein de la stratégie, vous devriez inclure tous les aspects qui font l’événement comme le timing, le contenu, les messages à transmettre, les besoins de décoration, de merchandising… et le budget des actions ne pas le surmonter.
5. Générer des expériences. Opter pour des événements personnalisés, originaux et uniques. C’est le seul moyen pour que l’événement reste dans les mémoires. Générer des sentiments originaux et des actions créatives y contribue. Avant même le début de l’événement, vous devez susciter des attentes par le biais des posts que vous faites.
6. Soigner tous les détails. Tous les petits détails en feront une expérience agréable et donc plus facile à mémoriser.
– Technologie et équipement audiovisuel. Il faut toujours les garder à l’esprit lors de la recherche d’un lieu et toujours le réserver à temps. Un écran, un projecteur ou un iPad contribuent à donner de la visibilité à l’événement. Effectuez des vérifications du son avant qu’ils n’atteignent le public.
– Lieu de l’événement. Ce n’est pas seulement une question de mètres carrés. Dans l’imagination est la limite des événements conventionnels dans des salles ou des hôtels, même dans un théâtre, un marché de quartier ou un haras à la campagne. Veuillez noter l’accessibilité locale, la taille et l’objectif de l’événement. Confirmez à l’avance la date et trouvez le lieu idéal. Si le lieu est compliqué, fournissez des plans d’accès ou si vous avez un budget suffisant, mettez en place un transport. Vous aurez à regarder pour dans l’éclairage, les zones vertes, les zones fumeurs, les prises, les espaces … Pensez que vous pourriez rencontrer des conditions météorologiques imprévues telles que la pluie ou un vent fort, donc vous devriez toujours avoir un plan B et comment matériel audiovisuel supplémentaire.
– Les intervenants. Vous devez les contacter bien à l’avance pour clore les sujets. Il est important de connaître l’objectif de l’événement et le temps disponible pour y participer et assister au même type.
– Traiteur. L’un des souvenirs les plus durables dans l’esprit est ce qu’ils ont mangé. Il est donc impératif que vous accordiez une attention particulière. Vous pouvez décanter la mode Finger Food, permettant aux invités de discuter et de rencontrer d’autres personnes tout en appréciant la cuisine.
– Environnement. Souvent, changer l’éclairage peut suffire à créer une ambiance différente et personnalisée.
– Détails pour les participants. Un petit détail à la fin de l’événement laissera heureux. Si vous pouvez personnaliser, vous ferez en même temps de la publicité.
7- Promouvoir l’événement. Les réseaux sociaux sont un bon interlocuteur pour signaler l’événement. Tout comme le web, les actions de télémarketing, l’envoi d’invitations par emailing ou de communiqués de presse aux blogs et au secteur des médias spécialisés.
8. Il agit comme un grand hôte. Prendre des décisions et allouer des ressources pour rencontrer les invités, les mettre à l’aise mais sans perdre de vue l’objectif de l’événement. Si vous transmettez la confiance, vous avez beaucoup de succès assuré.
9. Être conseillé par des experts. Bien qu’il puisse sembler que c’est quelque chose de simple est mieux laissé aux professionnels pour assurer le succès.
10. Mesures et résultats avant les événements à venir. Analyser les résultats est essentiel pour connaître les forces et les faiblesses de l’événement pour les éditions futures.
En bref, une organisation correcte dépend d’un événement réussi ou à l’inverse qui a un impact négatif sur la réputation de l’entreprise en ligne. Pour réaliser un événement réussi, il faut être ordonné, méticuleux et ponctuel dans les activités prévues.
Cependant, même si vous avez tout méticuleusement planifié et organisé, il peut arriver que quelque chose ne se passe pas comme prévu, dans ce cas, ne vous énervez pas, gardez une attitude positive et trouvez la meilleure solution possible.