L’état des voyages d’affaires semblait certainement différent en 2020. Bien que la majorité des entreprises aient limité les voyages d’affaires non essentiels à la suite de la pandémie mondiale de coronavirus, les voyages d’affaires essentiels ont continué à avoir lieu.
Les organisations disposant d’actifs et d’infrastructures mondiaux importants ont souvent besoin que des personnes clés se rendent sur les sites pour effectuer leur travail – comme les ingénieurs et les techniciens – et ont des personnes occupant des rôles d’expatriés qui peuvent avoir besoin de déménager ou de mener des activités dans d’autres régions, ce qui fait que certains voyages d’affaires restent vitaux.
Grâce à l’assouplissement des restrictions, à la réouverture des frontières mondiales et au déploiement mondial du vaccin COVID-19, les voyages d’affaires vont non seulement continuer à se produire en 2021, mais ils vont également augmenter en nombre et en fréquence.
En conséquence, les organisations doivent s’assurer que des mesures de sûreté et de sécurité des voyages d’affaires sont en place pour les personnes dont elles ont la charge.
Pour comprendre comment vous ou votre entreprise pouvez aller au-delà du devoir de diligence de base et assurer la sécurité des voyageurs d’affaires, découvrez nos conseils d’experts en matière de santé et de sécurité des voyages d’affaires, afin de garantir un voyage d’affaires fluide et sécurisé. Vous pouvez toujours aller sur ce site pour en savoir plus sur l’attestation de déplacement sur smartphone !
La plupart des entreprises ou institutions ayant du personnel en déplacement auront déjà mis en place des politiques et des procédures de gestion des risques liés aux voyages, cependant, la pandémie de coronavirus a créé de nouveaux risques uniques en matière de sécurité et de sûreté pour les voyages d’affaires.
Voici ce que vous devez faire pour vous assurer que vos voyageurs d’affaires sont protégés contre les risques évitables lors de leurs déplacements en 2021 et au-delà.
#1. Réalisez une évaluation approfondie des risques avant le voyage
Il y a une raison pour laquelle le dicton » qui prévient, prévient » est si populaire. Si vous connaissez les menaces et les défis potentiels en matière de santé, de sécurité et de sûreté, plus vous pouvez planifier pour atténuer ces risques.
Nous vous recommandons de procéder à une évaluation approfondie des risques liés à la destination prévue avant le voyage, même si le voyageur d’affaires a déjà visité l’endroit.
Cette liste de contrôle de la sécurité en voyage comprend l’évaluation des :
- le climat politique et économique
- le taux actuel d’infections au COVID-19 et sa propagation, y compris le risque entourant les points chauds pertinents du COVID-19 et la façon d’accéder aux installations de dépistage
- les restrictions ou limitations de voyage, les mesures de santé publique, les lois de verrouillage ou les règles de quarantaine, et les implications si elles changent
- disponibilité et accès à des soins de santé de qualité et à un soutien médical si cela s’avère nécessaire
- zone entourant le logement réservé
- options de voyage les plus sûres dans la ville
- culture et coutumes locales
#2. Informer le voyageur d’affaires des résultats de l’évaluation
C’est la prochaine pièce essentielle du puzzle de la sécurité des voyages d’affaires – non seulement en termes d’éducation du voyageur d’affaires sur la destination elle-même, mais aussi pour aider à minimiser le risque d’infection par le COVID-19 pour les locaux et les autres voyageurs.
Fournissez à votre/vos voyageur(s) d’affaires un manuel contenant les informations recueillies sur la destination, notamment :
- les points d’intérêt locaux, notamment les restaurants, les pharmacies, les cafés, les médecins, les centres de dépistage
- les risques potentiels et les menaces pour la sécurité
- un guide des coutumes et des cultures, y compris les règles de santé publique et de sécurité en vigueur
- des conseils pour se déplacer en toute sécurité
- des contacts clés, numéros, applis et ressources disponibles pour des conseils, une assistance, une communication et une aide
- un itinéraire pour l’ensemble de leur voyage
Nous vous recommandons également de conseiller les voyageurs d’affaires en solo, en particulier les femmes, sur certaines des précautions supplémentaires à prendre à destination, le cas échéant. Il s’agit notamment de s’habiller de manière appropriée en fonction des coutumes locales, de faire profil bas en limitant les bijoux portés et en gardant tout objet technologique caché, d’être prudent dans les transports publics et de toujours s’assurer qu’ils ont sur eux un smartphone entièrement chargé (et même un chargeur de smartphone portable si possible, aussi).
#3. Mettre en œuvre les meilleures pratiques d’hygiène COVID-19
Pour maintenir la continuité, les entreprises qui effectuent des voyages d’affaires pendant la pandémie adoptent un niveau accru de gestion des risques, ce qui commence par les bases de la distanciation sociale et d’une bonne hygiène
Assurez-vous que tous vos voyageurs d’affaires sont à jour sur les meilleures pratiques d’hygiène de voyage et suivent les directives sanitaires pour se garder – et garder les autres – en sécurité.
Les conseils essentiels d’Adrian Leach pour l’hygiène des voyages d’affaires
- Porter un masque
- Utiliser un désinfectant pour les mains
- Maintenir des normes de distanciation sociale
- Éviter les réunions en face à face lorsque cela est possible
- Si cela est possible, créer un arrangement de voyage en boucle fermée qui peut inclure l’utilisation de jets d’entreprise ou de charters, plutôt que des compagnies aériennes commerciales
- Si possible, créez une bulle au sein d’une zone d’exploitation pour vous assurer que les employés n’entrent pas en contact avec la population locale et opèrent efficacement grâce à des tests appropriés et des pratiques d’hygiène industrielle.
#4. Soyez attentifs à l’augmentation des vols et des fraudes
Les voyageurs d’affaires sont susceptibles d’être les plus grandes cibles, car ils font partie des rares personnes qui visitent encore d’autres pays et ont tendance à transporter avec eux des articles de grande valeur, comme des ordinateurs portables et des smartphones.
De ce fait, les voyageurs d’affaires sont plus susceptibles d’être exposés à la fraude, à la cybercriminalité, aux escroqueries et à des crimes tels que des agressions, des vols de chambres d’hôtel, voire des enlèvements dans certaines destinations.
#5. Surveillez la situation avec des mises à jour et des informations en temps réel
Le monde n’est pas le même en ce moment et beaucoup de choses peuvent changer en 24 heures.
C’est pourquoi il est de plus en plus important pour votre entreprise d’avoir un accès immédiat à des informations précises et actualisées qui vous permettent de suivre de près l’évolution des situations à travers le monde et de communiquer avec vos voyageurs d’affaires de manière efficace en cas de besoin.